Sistema di misurazione della performance e valutazione EE.LL.

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1.    SISTEMA DI MISURAZIONE DELLA PERFORMANCE E CONTROLLO DI GESTIONE

Il sistema di misurazione, valutazione e gestione della performance si propone di:

promuovere il miglioramento quali-quantitativo del servizio pubblico provinciale;

migliorare i processi decisionali e attuativi delle decisioni;

valorizzare le competenze professionali;

favorire l’integrità, la trasparenza e la credibilità (accountability) dell’Amministrazione.

La piena realizzazione del sistema della performance, così come di seguito definito, il suo sviluppo e miglioramento rappresentano l’obbiettivo a cui tendere anche attraverso il monitoraggio e le valutazioni annuali dell’attuazione stessa.

  • del sistema di gestione della performance organizzativa;
  • del sistema di gestione della performance individuale.

Le fasi del ciclo di gestione della performance sopra descritte sono caratterizzate dall’elaborazione ed approvazione dei seguenti documenti di programmazione:

  • Relazione Previsionale e programmatica (ora DUP);
  • Bilancio di previsione pluriennale e annuale e suoi allegati;
  • PEG – PDO – PDF (Piano Esecutivo di Gestione, Piano Dettagliato degli Obiettivi, Piano sulla Performance);
  • Rendiconto di gestione – Relazione sulla performance – Controllo di gestione.

La misurazione e valutazione della performance organizzativa tiene conto della struttura organizzativa dell’Ente e delle connesse responsabilità. Essa viene effettuata almeno a due livelli:

  • a livello generale di Ente;
  • a livello di settore, a cui è preposto un dirigente o una Posizione Organizzativa che ne assume la responsabilità gestionale e di risultato della complessiva attività dei servizi ivi ricompresi; per taluni ambiti di attività o per esigenze di maggior approfondimento e dettaglio la valutazione è fatta ai livelli organizzativi dei servizi sottostanti i settori.

2.    LE FASI DELL’ATTIVITA’

Le fasi per l’attuazione della valutazione sono le seguenti:

2.1 – IDENTIFICAZIONE DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA/RESPONSABILITA’

Si procede ad acquisire tutti quegli elementi necessari alla corretta definizione dell’organigramma dell’ente e delle responsabilità connesse

2.2 – ACCORDO SULLA METODOLOGIA CON LA GIUNTA

Si presenta in bozza lo strumento esplicitando la sequenza obiettivi-risultati-importanza-valutazione

2.3 – DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI E LORO RAGGIUNGIBILITA’ CON I RESPONSABILI DI AREA/SERVIZIO

Si procede a raccogliere tutti gli obiettivi per area/servizio e a definirne la raggiungibilità con i singoli responsabili.

2.4 – ANALISI DELL’IMPORTANZA DEGLI OBIETTIVI CON LA GIUNTA E QUANTIFICAZIONE RISPETTO AGLI OBIETTIVI

La giunta dovrà esprimersi attribuendo un peso ad ogni singolo obiettivo

Tale attività risulterà utile come strumento per la determinazione della effettivo grado di raggiungimento degli obbiettivi che deve essere proporzionata al grado di responsabilità del soggetto ma anche al tipo/importanza degli obiettivi identificati.

2.5 – PREDISPOSIZIONE SCHEDE DI VALUTAZIONE E COMUNICAZIONE AGLI INTERESSATI

Una volta determinati gli obiettivi ed il loro peso relativo vengono aggiornate le schede di valutazione identificando:

il grado di raggiungimento.

Le modalità ed i tempi di controllo.

2.6 – CONTROLLO STATO AVANZAMENTO/RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI (performance organizzativa)

Si procede alla valutazione del raggiungimento degli obiettivi con la periodicità e la metodologia stabilita, fatta salva la possibilità di estensioni del programma di verifica.

7 – DETERMINAZIONE DELLE INDENNITA’ IN CAPO AI RESPONSABILI E IN CAPO AI DIPENDENTI

Lo strumento deve consentire alla organo di valutazione di potersi esprimere in merito all’indennità di risultato

Lo strumento e la conseguente determinazione degli obiettivi nasce per dare la massima pubblicità e trasparenza alla valutazione che deve avere le seguenti caratteristiche:

CARATTERISTICHE
Oggettività: L’evidenza di raggiungimento degli obiettivi deve essere quantificabile.
Condivisione: Gli obiettivi devono essere noti e condivisi da parte dei responsabili.
Fattibilità: Gli obiettivi devono essere raggiungibili date le risorse impiegate.
Pubblicità: Eventuale comunicazione dell’Ente. verso l’esterno dei risultati e degli obiettivi
Flessibilità: Deve prestarsi alla possibilità di revisione ed aggiornamento in corso d’anno senza pregiudicare lo stato di avanzamento delle singole schede

Soprattutto tale strumento permetterà anche di esprimere delle valutazioni circa l’attribuzione delle responsabilità e circa l’equità delle indennità di posizione per il periodo successivo.

3.    LO STRUMENTO UTILIZZATO

Al fine di ottenere i risultati indicati è stato predisposto un opportuno strumento informatico in grado di raccogliere gli obiettivi evidenziati per ciascun area ed esprimere su ciascuno di essi una valutazione numerica del raggiungimento ed un grado di importanza degli obiettivi stessi.

Gli obiettivi di carattere specifico:

  • specifici progetti già indicati a P.E.G/ P.D.O.
  • nuovi progetti che dovessero emergere e garantire benefici per l’Ente in termini di minor costo a parità di qualità di servizio o maggior qualità di servizio a parità di costo.

Questi obiettivi si focalizzano su

Obiettivi di miglioramento     nuovi servizi e miglioramenti di servizi esistenti.

Obiettivi di consolidamento

Ciascun obiettivo viene poi riportato con il suo grado di raggiungimento in una apposita scheda di valutazione per ciascuna area in modo che la somma degli indicatori per il loro peso specifico esprima il grado di raggiungimento degli obiettivi.

Di seguito sono riportati in forma matematica gli aspetti della valutazione.

4. DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI E MISURA RAGGIUNGIMENTO

Per ciascuna area verranno definiti degli obiettivi da inserire a sistema informatico in modo da alimentare sia la definizione del PEG/PDO sia la valutazione in termini di Raggiungimento dei risultati in capo ai singoli attori

5.1 Definizione obiettivi in capo ai responsabili (attraverso software di supporto).

5.2 Definizione fasi di ciascun obiettivo:

5.3 Verifica periodica raggiungimento sia in termini relativi (rispetto alla data di verifica) che assoluti rispetto all’obiettivo:

L’amministrazione esprimerà un peso da attribuire all’obiettivo in funzione della complessità e della priorità dello stesso con un valore da 1 a 10.

7.    MONITORAGGIO PERFORMANCE (performance organizzativa)

Si provvederà ad effettuare un monitoraggio periodico (con cadenza semestrale) su:

7.1 – grado di raggiungimento degli obiettivi

7.2- eventuali nuovi progetti che possano apportare benefici operativi all’ente

7.3- oggettiva mancata realizzazione di attività tipiche dell’ area/responsabile

In base a questi elementi provvederà a verificare ed aggiornare la valutazione e a riferire eventuali mancanze o spazi di miglioramento sia all’interessato che all’Amministrazione.

8.    PROPOSTA IN MERITO AL CONTROLLO DI GESTIONE DEI SERVIZI A DOMANDA INDIVIDUALE (performance organizzativa)

Il sistema si basa su un supporti in excel (integrato con l’applicativo in access per la raccolta dati) che consente la comparazione di elementi contabili con elementi extracontabili in modo da evidenziare indicatori specifici e misurabili lungo i tre livelli di valutazione del servizio:

Area 1. Efficacia

L’efficacia del servizio si esprime attraverso il grado di soddisfacimento dei bisogni della collettività, ovvero della corrispondenza dell’offerta alla domanda

Area 2. Efficienza

L’efficienza del servizio rappresenta la capacità di minimizzare le risorse impiegate a parità di output ottenuto o, alternativamente, la capacità di massimizzare il risultato dato un certo quantitativo di mezzi a disposizione.

Area 3. Economicità

L’indicatore di economicità è rappresentato sempre dalla percentuale di copertura dei costi

9.   VALUTAZIONE DEI RESPONSABILI (DIRIGENTI E POSIZIONI ORGANIZZATIVE)

La valutazione dei responsabili avverrà attraverso apposite schede che verranno alimentate dal sistema prevedendo:

  • per il 70% in base al raggiungimento degli obiettivi (fatte salve le riponderazioni di cui sotto)
  • per il 30% in relazione ad una valutazione dei comportamento organizzativo

Aspetti aggiuntivi da valutare

Capacità di affrontare i problemi in modo trasversale e coordinandosi con gli altri settori (peso 3)

  • Correzione prevista su pesatura

Totale peso obiettivi >=40

Ponderazione 70% Progetti 30% comportamenti

Totale peso obiettivi >=30 <40

Ponderazione 65% Progetti 35% comportamenti

Totale peso obiettivi >=10 <30

Ponderazione 60% Progetti 40% comportamenti

Totale peso obiettivi <10

Ponderazione 55% Progetti 45% comportamenti

Si procederà quindi alla ripartizione in funzione della graduatoria e delle fasce stabilite nel regolamento dell’ente

 7.    VALUTAZIONE DEI DIPENDENTI (performance individuale)

Il sistema di valutazione permanente del personale proposto si basa su criteri e modalità proporzionati ai vari profili professionali con particolare attenzione ai contenuti e all’apporto individuale di ciascun collaboratore.

Si tratta di un processo continuo che vede affiancati valutato e valutatore nella definizione degli obiettivi, nella verifica dei risultati e dei progressi conseguiti.

Nell’individuare i fattori di valutazione sono stati assunti, anche a motivo dell’esigenza di trasparenza, alcuni criteri prevalenti, quali:

  • concretezza – la valutazione si basa su fatti e comportamenti osservabili
  • oggettività – la valutazione fa riferimento a parametri predefiniti
  • completezza – le prestazioni valutate si riferiscono agli aspetti fondamentali dell’attività professionale
  • contingenza – la presente metodologia deve essere sottoposta a revisione periodica, in relazione al mutamento delle strategie e delle priorità dell’ente.

Inoltre i fattori di valutazione sono stati proporzionati su quattro livelli di analisi, ovvero:

  1. Attività ordinaria e carico di lavoro e Comportamenti organizzativi (peso pari a 70%)
  1. Progetti specifici assegnati e Percorsi formativi (peso pari a 30%)*

Totale peso obiettivi >=10

Ponderazione 30% Progetti 70% comportamenti

 

Totale peso obiettivi >=5 <10

Ponderazione 20% Progetti 80% comportamenti

 

Totale peso obiettivi <5

Ponderazione 10% Progetti 90% comportamenti

 

Obiettivi non assegnati o non assegnabili 100% comportamenti

In modo da esprimere una valutazione complessiva dell’apporto professionale di ogni singolo soggetto all’attività dell’Ente, le metodologie di calcolo utilizzate verranno illustrate di seguito con riferimento ai singoli livelli di analisi ed al risultato aggregato degli stessi.

Gli obiettivi che si intendono perseguire con una corretta valutazione delle prestazioni sono:

  1. Costituire la base di un sistema premiante che risponda ai requisiti di equità, oggettività e trasparenza.
  1. Stimolare un miglioramento continuo delle prestazioni individuali
  2. Gestire la progressione economica all’interne delle categorie, previste dal nuovo contratto
  3. Promuovere un continuo riscontro “capo-collaboratore”, in ordine al rapporto prestazione richiesta e prestazione resa
  4. Rendere i collaboratori consapevoli della propria valutazione professionale, in modo da consentire un migliore orientamento verso le aspettative aziendali e fornire un opportunità di crescita individuale
  5. Evidenziare eventuali esigenze formative di supporto o integrazione della preparazione professionale
  6. Migliorare il livello generale di comunicazione interna.

Inoltre il sistema si integra con la valutazione e gli obiettivi espressi a PEG diventando un elemento di fondamentale importanza sia al fine del raggiungimento degli specifici obiettivi a cura dei responsabili sia come elemento di valutazione a cura del nucleo di valutazione.

I vantaggi conseguenti sono:

per i Dipendenti:

–           chiarezza nel metro di misurazione

–           conoscenza preliminare degli obiettivi

–           possibilità di avere precisi punti di riferimento sulla prestazione attesa

–           possibilità di controllare i risultati formali, quindi facilità nel colloqui finale di verifica con il superiore

per l’Amministrazione:

–           creare e pilotare la tensione degli individui verso quei risultati che vengono considerati prioritari

–           ottenere coerenza fra i risultati globali e la somma dei singoli risultati

Al fine della valutazione si ottiene un punteggio Globale che è composto dal punteggio di ciascun livello di analisi per il peso attribuito

La somma dei pesi delle aree tipiche (progetti specifici e comportamenti organizzativi) corrisponde a 100.

Tutti gli elementi di valutazione rispettano il criterio di proporzionalità in quanto espressi rispetto alle attività assegnante o ai comportamenti organizzativi (1) richiesti per la posizione con la logica del rapporto sul totale (Valore attribuito/ Valore totale) assicurando una valutazione in linea con i diversi profili professionali.

  • :
CAT. IND. PESO VALUTAZIONE COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO
A/B 2 Sa lavorare bene nell’ambito di regole e procedure definite
A/B 1 Sa affrontare imprevisti limitati nell’intensità e nel tempo
A/B 3 Sa rispondere con efficacia alle richieste degli utenti
A/B 2 E’ in grado di non generare conflitti e situazioni di disagio
A/B/C 2 sa programmare il proprio lavoro su un breve arco temporale e seguendo gli indirizzi prefissati
A/B 2 Sa rispettare le regole dell’ente
C 2 Sa operare per risolvere i problemi di natura routinaria che coinvolgono anche il lavoro di altre persone
C 2 Sa scegliere le modalità operative più efficienti
C 1 Sa autonomamente identificare i problemi di fondo valutando le alternative
C/D 2 Sa gestire gli imprevisti, avendone già valutato le conseguenze
C/D 3 Sa avere un comportamento positivo così da essere in grado di mettersi a disposizione del suo “cliente”/interlocutore
C 2 Sa rappresentare l’ente rispettando regole e procedure definite
C 1 Utilizza conoscenze tecniche specifiche
C 3 utilizza le conoscenze degli strumenti informatici
D 2 Sa operare per risolvere anche problemi nuovi e potendo utilizzare indirizzi forniti da altri
D 2 Sa utilizzare in modo autonomo metodologie adeguate per analizzare l’efficienza dei singoli processi
D 2 sa interpretare il proprio ambito di responsabilità in modo flessibile
D 2 Sa individuare i problemi di fondo anche in situazioni complesse collegandoli fra di loro
D 1 Sa attivarsi per mantenere il livello delle proprie competenze adeguato al ruole e alla attività da svolgere
D 1 Sa rappresentare l’ente in situazioni complesse con ampia autonomia di comportamento
D 1 Sa lavorare efficacemente in una gamma di situazioni in modo autonomo
D 2 Sa vedere il suo lavoro nel contesto lavorativo e programmarlo di conseguenza
A/B/C/D 3 Utilizza la conoscenza delle procedure
A/B/C/D 3 Sa rispettare i tempi stabiliti
A/B/C/D 3 Rispetta gli obiettivi

La scheda risultante risulta quindi:

Il grado di raggiungimento definito oltre una determinata soglia (indicativamente 70%) consente di accedere al Fondo incentivante.